Det er vigtigt, at det fremgår af din tekst, at der er mennesker til stede i begge ender af kommunikationen. Derfor anbefaler vi, at du skriver “du” til modtageren og “jeg” og “vi” om dig selv og dit firma, familie eller måske organisation. Dine ord har en afsender, og det er dig. Din tekst har en modtager, og det er din læser.

På den måde bliver rolle- og ansvarsfordelingen også gjort klart. Hvem er det, der skal gøre hvad, og hvem skal se til, at det bliver gjort? Vi foreslår i den anledning, at du undgår passiv, fordi brugen af passiv betyder, at der ikke er nogen agent, der udfører det, som verbet referer til. Det er ikke en god ide at skrive: "Der indkaldes hermed til møde i boligforeningen." Hvem er det egentlig, der indkalder hvem til møde? Det er bedre at skrive aktivt og imødekommende: "Vi i bestyrelsen for Solbakken indkalder jer alle sammen til fællesmøde."

Vi kan være tilbøjelige til at tro, kancellistilen med passiver, som vi kender fra juridiske og administrative skrivelser, giver autoritet og imponerer modtageren. Det er en gammel sandhed, der ikke gælder længere, og det skal undgås. Du kommer generelt længere, hvis du skriver professionelt, men alligevel personligt.